Töökoja kasumlikkuse analüüs ilma oletusteta

Päev on täis tööd, tõstukid ei seisa ja arveid liigub välja rohkem kui eelmisel kuul. Ometi võib kuu lõpus pangakonto öelda midagi muud. Töökoja kasumlikkuse analüüs aitab eristada hõivatust tulemusest: kas töökojas tehakse palju tööd või teenitakse igalt töötunnilt, varuosalt ja kliendisuhtluselt ka piisavalt?

Kasum ei kao tavaliselt ühe suure vea tõttu. See kaob viieminutiliste lisatööde, arvele panemata materjalide, liiga odavalt hinnastatud tööde, seisvate rehvikomplektide ja veniva töövoo kaudu. Kui neid kohti ei mõõdeta, jääb juhtimine kõhutunde tasemele. Kõhutunne on kasulik kogemuse kõrval, kuid see ei näita, milline tööliik tegelikult marginaali sööb.

Millest töökoja kasum päriselt tekib?

Töökoja käive on lihtne number: töötasu, varuosade, rehvide, hoiustamise ja muude teenuste müük. Kasumlikkus algab aga alles siis, kui käibest lahutada otsesed kulud ja arvestada, kui palju aega ühe töö tegemiseks tegelikult kulus.

Näiteks võib pidurite vahetus tuua arvel kena summa, kuid olla kehva marginaaliga, kui varuosa ostuhind on kõrge, tööaeg venib või lisatööd jäävad kinnitamata. Vastupidi, korrektselt korraldatud hooajaline rehvivahetus võib olla väga tulus teenus, kui broneeringud, komplektide leidmine, seisukorra märkimine ja väljastamine toimivad ilma otsimiseta.

Kasumlikkuse analüüsis tasub vaadata vähemalt kolme tasandit: töö, inimene ja protsess. Töö tasandil selgub, millised teenused teenivad. Inimese tasandil näeb, kas planeeritud töötunnid muutuvad müüdud töötundideks. Protsessi tasandil tuleb välja, kus tekib ooteaeg, topeltsisestus või arveldamata töö.

Töökoja kasumlikkuse analüüs algab õigetest andmetest

Analüüs ei muutu usaldusväärseks kuuaruande koostamisel, kui tööandmed on kogu kuu jooksul kirjas paberil, telefonis ja eri Exceli failides. Iga töökorraldus peaks siduma kliendi, sõiduki, tehtud tööd, kasutatud varuosad, tööaja, kokkulepped ja arve. Siis ei pea kuu lõpus oletama, miks mõne töö tüüpiline marginaal muutus.

Eriti oluline on eristada planeeritud ja tegelikku aega. Kui hoolduseks oli ette nähtud 1,5 tundi, kuid töö võttis regulaarselt 2,5 tundi, ei ole küsimus ainult mehaaniku kiiruses. Põhjus võib olla puudulikus tööjuhises, varuosade ootamises, sõiduki eripäras või hinnakirjas, mis ei vasta tegelikule töömahule.

Sama kehtib varuosade kohta. Arvele jõudnud osa ei võrdu alati tööle kulunud osaga. Kui tehnik võtab laost kinnitusvahendeid, vedelikke või väikseid kulumaterjale, kuid need ei jõua töökorraldusele, maksab töökoda need ise kinni. Üksikuna on summa väike. Saja töö peale on see juba nähtav marginaalikadu.

Vaata tööliike, mitte ainult kogukäivet

Kogukäive võib kasvada ka siis, kui töökoja kõige nõrgema marginaaliga tööd võtavad aina rohkem aega. Seetõttu tasub võrrelda tööliike: korraline hooldus, diagnostika, veermik, pidurid, rehvitööd, kliimaseade, keretööd ja muud teenused, mida töökoda pakub.

Iga tööliigi juures küsi kolm praktilist küsimust. Kui palju seda müüakse? Kui palju töötunde sellele tegelikult kulub? Kui suur osa arvest jääb pärast varuosade ja otseste kulude katmist alles? Kui mõni töö on klientidele vajalik, kuid madala marginaaliga, ei pea seda tingimata lõpetama. Võimalik lahendus on muuta hinnastust, tööde ettevalmistust või kasutada seda teenust kliendisuhte algusena, millele järgnevad tulusamad tööd.

Müüdud tund, kohal oldud tund ja arveldatud tund

Töökoja suurim raiskamine ei ole alati tühi tõstuk. Mõnikord on tõstuk hõivatud, kuid töö ei liigu, sest klient pole lisatööd kinnitanud või vajalik osa on saabumata. Mõnikord on töö tehtud, kuid töötund pole töökorraldusele märgitud. Mõnikord on töötund märgitud, aga teenindusnõustaja ei arvesta seda kliendile välja.

Need kolm näitajat tuleb hoida eraldi. Kohal oldud tund näitab tööjõukulu. Tootlik tund näitab aega, mil tehnik teeb müüdavat tööd. Arveldatud tund näitab aega, mille eest klient ka maksab. Kui tehnikud töötavad täiskoormusega, kuid arveldatud tundide osakaal on madal, ei lahenda probleemi automaatselt uus reklaamikampaania. Esmalt tuleb parandada töö vastuvõttu, tööde planeerimist ja arveldamist.

Hea eesmärk ei ole suruda iga minut maksimaalseks. Diagnostika, kvaliteedikontroll, ohutus ja kliendiga suhtlemine võtavad aega ning nende kärpimine võib tuua tagasi tulevaid autosid ja rahulolematuid kliente. Mõõtmise eesmärk on leida välditav ooteaeg, mitte panna inimesi kiirustama vigade arvelt.

Rehvihotell on teenus, vara ja kohustus

Rehvihotelli kasumlikkust hinnates ei piisa hoiustamistasu korrutamisest komplektide arvuga. Arvesse tuleb võtta riiulipinda, tõstmist, märgistamist, seisukorra kontrolli, hooaja tipupäevi ja seda, kui kiiresti komplekt üles leitakse. Kui omanikuandmed või asukoht on ebaselged, kulub minutite asemel kümneid minuteid ning tippajal muutub see otseseks teenindusprobleemiks.

Rehvihotell võib olla väga hea korduva käibe allikas, sest see toob kliendi töökoja juurde vähemalt kaks korda aastas. Kuid see toimib ainult siis, kui igal komplektil on teada omanik, asukoht, seisukord ja liikumislugu. Nii saab teenindus juba aegsasti märgata, et kliendil on järgmiseks hooajaks vaja uusi rehve, veljeparandust või rõhuanduri kontrolli.

Trumpauto Rehvihotelli moodul aitab siduda selle info konkreetse kliendi ja sõidukiga, mitte hoida seda riiulisiltide ning töötajate mälu najal. Kasumlikkuse vaates tähendab see vähem otsimist, vähem eksimusi ja rohkem võimalusi pakkuda kliendile õigeaegset järgmist teenust.

Kas klient on kasumlik ka pärast esimest arvet?

Kõrge arvega klient ei ole tingimata kõige väärtuslikum klient. Kui iga külastus eeldab palju lisaselgitusi, hinnavaidlusi ja korduvat ümbertegemist, võib kliendisuhe võtta rohkem ressurssi, kui arve põhjal paistab. Samal ajal võib väiksema keskmise arvega püsiklient olla väga kasumlik, sest tema sõiduki ajalugu on teada, otsused tulevad kiiremini ning hooldused on ette planeeritavad.

Kliendikasumlikkuse vaatamisel jälgi korduvkülastusi, tegemata jäänud pakkumisi, maksekäitumist ja tööde ajalugu. Kui kliendile soovitati piduriketaste vahetust, kuid pakkumine jäi kinnitamata, ei tähenda see automaatselt kaotatud müüki. Võib-olla puudus selge põhjendus, fotod, hinnang töö kiireloomulisusele või hilisem meeldetuletus.

Remondiajalugu annab teenindusnõustajale võimaluse rääkida konkreetselt. Mitte „soovitame üle vaadata”, vaid „eelmise hoolduse ajal oli esisilla puks kulunud ning nüüd on läbisõit kasvanud veel 18 000 kilomeetrit”. See on kliendile arusaadav ja töökojale äriliselt aus viis lisatööde pakkumiseks.

Kuidas teha analüüsist igakuine juhtimisrutiin?

Kasumlikkuse ülevaade peaks olema lühike, regulaarne ja otsustega seotud. Kui raport valmib kord aastas, on enamik parandatavaid vigu juba harjumuseks muutunud. Igakuine vaatamine võimaldab reageerida enne, kui kehvasti hinnastatud töö või arveldamata materjal muutub püsivaks kuluks.

Alusta ühe kuu andmetest ja võrdle neid eelmise kuu ning sama perioodiga eelmisel aastal. Vaata käivet, tööjõu müüki, varuosade marginaali, keskmist arvet, arveldamata töid ja korduvate klientide osakaalu. Seejärel vali üks kõrvalekalle, millele järgmisel kuul tähelepanu pöörata. Näiteks võib eesmärk olla, et kõik töökorraldusel kasutatud kulumaterjalid jõuavad arvele või et igal lõpetatud tööl on tegelik tööaeg fikseeritud.

Oluline on, et meeskond näeks seost andmete ja igapäevase töö vahel. Mehaanik ei pea tegelema finantsaruandega, kuid ta peab teadma, miks tööaja märkimine kaitseb töökoja võimet investeerida parematesse tööriistadesse, palka ja töötingimustesse. Teenindusnõustaja ei pea müüma iga hinna eest, kuid tal peab olema protsess, mis ei lase kokku lepitud tööl või varuosal arvelt välja jääda.

Kasumlik töökoda ei sünni ainult rohkemate tööde vastuvõtmisest. See sünnib hetkest, mil igal autol, töötunnil, rehvikomplektil ja pakkumisel on oma koht protsessis ning juht näeb numbritest, mida järgmise tööpäeva jooksul paremaks teha.