Autoremondi ERP-süsteem, mis hoiab töökoja töös

Kui klient helistab ja küsib, millal tema auto valmis saab, ei tohiks vastuse leidmiseks küsida meistrilt, otsida paberkaustast ega avada kolme eri tabelit. Hea autoremondi ERP-süsteem annab teenindusnõustajale kohe ülevaate: milline töö on avatud, mis seisus see on, millised varuosad on tellitud ning milline on sõiduki varasem remondiajalugu.

Töökojas ei teki ajakulu tavaliselt ühest suurest probleemist. See koguneb väikestest katkestustest: kliendi telefoninumbrit otsitakse sõnumitest, eelmise hoolduse märkused on kellegi arvutis, rehvikomplekti asukoht on meeles vaid ühel inimesel ja lõpetatud töö kohta tuleb hiljem infot uuesti kokku panna. Kui selliseid olukordi on päevas kümneid, kaob nii aeg kui ka kontroll.

Mida autoremondi ERP-süsteem töökojas tegelikult lahendab?

ERP tähendab ettevõtte ressursside planeerimist, kuid autoremonditöökoja jaoks ei ole see teoreetiline juhtimismudel. See on igapäevane töölaud, kus saavad kokku kliendisuhtlus, sõidukid, tööd, müük, ladu ja tegevusajalugu. Süsteemi väärtus ei seisne selles, et kõik andmed on digitaalsed. Väärtus tekib siis, kui vajalik info on õigel inimesel olemas õigel hetkel.

Näiteks saab teenindusnõustaja töö vastuvõtul vaadata kliendi ja sõiduki ajalugu, lisada töökorralduse ning märkida üles kliendi kirjelduse. Meister näeb, mida tuleb teha ja millised tähelepanekud on juba kirjas. Kui töö käigus selgub lisavajadus, ei pea seda hoidma telefoni märkmetes või suulises kokkuleppes. Muudatus jääb töö juurde ning hiljem on selge, miks arvel olev töö või varuosa lisandus.

See vähendab ka ebamugavaid vaidlusi. Kui klient küsib, millal pidurikettad viimati vahetati või miks seekordne remont on suurem, peab töökojal olema faktipõhine vastus. Korrektselt talletatud remondiajalugu annab selle vastuse minutitega, mitte mälu järgi.

Üks vaade tööde, klientide ja sõidukite juhtimiseks

Töökoja juhtimise suur probleem ei ole alati info puudumine. Sageli on infot liiga palju, kuid see paikneb eri kohtades. Kalender näitab broneeringuid, paberil on töölehed, raamatupidamistarkvaras arved ja töötajate telefonides kliendisuhtlus. Sellises korralduses sõltub töövoog inimestest, kes oskavad vajalikud killud kokku viia.

Autoremondi ERP-süsteem muudab töökorralduse jälgitavaks. Iga töö saab oma staatuse ja ajaloo: millal sõiduk saabus, kes tööga tegeleb, mis on tehtud, mis ootab kinnitust ning millal auto saab väljastada. See aitab juhtida töökoda ka siis, kui omanik ei seisa kogu päeva vastuvõtulaua kõrval.

Oluline on, et süsteem ei muutuks lisatööks. Kui mehaanik peab sama infot mitu korda sisestama või teenindusnõustaja peab töö avamiseks läbima liiga palju ekraane, hakatakse tarkvarast mööda minema. Siis tekivad taas paberilipikud ja suulised kokkulepped. Töökojale sobiv lahendus peab lähtuma tegelikust protsessist: sõiduk tuleb sisse, töö võetakse vastu, remonditakse, kooskõlastatakse vajadusel lisatööd, väljastatakse auto ning säilitatakse ajalugu.

Kiirem teenindus ilma kiirustamiseta

Kiirus ei tähenda, et iga töö tuleb teha rutates. Kiirus tähendab vähem ootamist. Kui kliendi andmed, sõiduki tehniline info ja eelmiste tööde kirjed on samas keskkonnas, kulub vastuvõtule vähem aega. Kui tööde seisud on nähtavad, ei pea teenindusnõustaja iga kliendikõne peale töökotta minema või meistrit katkestama.

Ka kliendile paistab see välja. Täpne vastus jätab professionaalse mulje: töö on pooleli, detail saabub pärastlõunal, auto on valmis kell neli. Ebamäärane „uurin ja helistan tagasi” on vahel vältimatu, kuid see ei peaks olema tavapärane tööviis.

Vähem käsitsi tehtud vigu

Käsitsi kopeeritud andmed tekitavad vigu isegi heas meeskonnas. Üks valesti sisestatud telefoninumber, registrimärk või varuosa kogus võib tähendada lisakõnesid, hilinenud tööd või parandamist arvel. Kui kliendi ja sõiduki info liigub koos töökorraldusega, jääb vähem ruumi topeltsisestuseks ja oletamiseks.

Sama kehtib tegevusajaloo kohta. Kui süsteem näitab, kes muutis töö staatust, lisas märkuse või liigutas rehvid uude asukohta, ei pea hiljem otsima süüdlast. Eesmärk ei ole töötajaid kontrollida, vaid teha protsess läbipaistvaks. Selge ajalugu aitab probleeme lahendada enne, kui neist saab kliendikaebus.

Rehvihotell on laohaldus, mitte riiulite mälu

Hooajaline rehvivahetus toob paljudes töökodades välja, kui hästi andmed tegelikult hallatud on. Kui rehvikomplektide asukohti peetakse eraldi tabelis või riiulite järgi mälu abil, kasvab segadus koos mahuga. Kelle rehvid need on? Kas komplekt on velgedel? Milline on mustri jääk? Kas klient on hoiustamise eest tasunud? Millal komplekt viimati liikus?

Rehvihotelli moodul teeb sellest juhitava protsessi. Iga komplekti juures saab siduda omaniku- ja sõidukiandmed, rehvide seisukorra, hoiukoha ning liikumiste ajaloo. Kui klient broneerib rehvivahetuse, ei pea töötaja ladudes otsima. Süsteemist selgub, milliselt riiulilt või kohalt komplekt võtta.

See on oluline ka tulususe seisukohast. Rehvide hoiustamine ei ole lihtsalt teenus, mida töökojale „vahepeal” pakutakse. See on vara, ruum ja tööaeg, mida tuleb hallata sama täpselt nagu muud teenust. Kui kõik komplektid ja nende staatused on nähtavad, on lihtsam vältida tasuta hoiustamist, valesid väljastusi ja kaduma läinud komplekte.

Trumpauto Rehvihotelli vaade aitab siduda hoiustamise ülejäänud töökoja protsessidega, et rehvid ei jääks eraldi tabelisse ega töötaja isiklikku teadmisse.

Millal ERP-süsteem end ära tasub?

Väike töökoda võib mõelda, et ERP on vajalik alles siis, kui korraga on töös kümneid autosid ja laos sadu rehvikomplekte. Tegelikult tasub süsteemi vajadust hinnata mitte ainult ettevõtte suuruse, vaid töö keerukuse järgi. Kui mitu inimest teenindab kliente, teeb remonti, tellib osi või haldab hoiustamist, on ühine töövaade juba väga oluline.

Tasuvus ei tule ainult kokkuhoitud minutitest. Kuigi ka need loevad - näiteks kui iga töötaja säästab päevas kümme minutit otsimise ja täpsustamise arvelt. Suurem mõju tuleb sellest, et tegemata tööd, kooskõlastamata lisatööd ja unustatud teenused jäävad harvemini arveldamata. Lisaks saab juht teha otsuseid andmete, mitte kõhutunde põhjal: millised tööd võtavad enim aega, kus tekivad seisakud ja millised kliendisuhted vajavad tähelepanu.

Samas ei lahenda tarkvara iseenesest halba töökorraldust. Kui töid ei märgita süsteemi, staatusi ei uuendata või kliendiinfo jäetakse poolikuks, on ka vaade ebatäpne. Edukas kasutuselevõtt algab kokkuleppest, milliseid samme meeskond alati süsteemis teeb. Alguses tasub hoida protsess lihtne ja kindel, mitte proovida esimesel nädalal kõiki võimalusi korraga kasutama hakata.

Mida süsteemi valides kontrollida?

Esimene küsimus ei peaks olema, mitu funktsiooni tarkvaral on. Küsimus on, kas see katab teie töökoja kriitilised hetked. Vaadake läbi tavaline tööpäev: kliendi broneering, auto vastuvõtt, tööde jagamine, varuosade lisamine, lisatööde kooskõlastus, arveldamine ja sõiduki väljastamine. Kui süsteem sunnib igas etapis tegema kõrvalisi lahendusi, hakkab meeskond otsima otseteid.

Kontrollige ka seda, kas kliendi-, sõiduki- ja remondiajalugu on kiiresti leitavad ning kas rehvide hoiustamist saab hallata samas keskkonnas. Pilvepõhine tarkvara annab eelise siis, kui töötajad pääsevad vajalikule infole ligi eri seadmetest ja töökoja juht saab olukorrast ülevaate ka eemalt. Selle kõrval peab olema olemas kasutajatugi ja arusaadavad juhendid, sest tarkvara väärtus sõltub lõpuks sellest, kui kindlalt inimesed seda kasutavad.

Hea süsteem ei muuda töökoda tundmatuseni. See teeb nähtavaks töö, mida teie meeskond juba iga päev ära teeb, ning aitab selle eest õigel ajal arve esitada. Kui järgmine klient küsib oma auto või rehvide kohta, peaks vastus olema olemas enne, kui telefonikõne jõuab ebamugavalt pikaks venida.